Vagas de emprego: Administrativo - Escritório

O funcionamento correto da maioria das empresas sempre exige uma equipe administrativa. Sua função é prestar assistência a gerentes de departamento ou a um departamento, em situações que garantam o funcionamento tranquilo e eficaz da área no dia a dia. Cargos administrativos estão entre as funções em maior demanda, pois são necessários em escolas, universidades, instituições governamentais, empresas grandes e pequenas, hospitais e muitos outros.

A função e tarefas de cada vaga será determinada pelo setor, tamanho e tipo de empresa, nível de responsabilidade, experiência necessária e se a organização é privada ou pública. No entanto, pessoas em cargos administrativos geralmente precisam ter a habilidade de executar múltiplas tarefas e responder profissionalmente sob pressão.

Tarefas comuns podem incluir a resolução de questões por telefone e e-mail; escrever cartas; administrar correspondências enviadas e recebidas; lidar com a comunicação com outros departamentos e contatos externos; reservar acomodações, espaços para conferências, voos, hotéis e a organização geral de eventos internos e externos; organizar reuniões e visitas; registrar atas em reuniões; administrar e atualizar bancos de dados internos; lidar com documentos e criar e manter sistemas de arquivamento.

As habilidades mais desejadas por empregadores neste setor são:

• Executar múltiplas tarefas
• Proatividade e a habilidade de trabalhar sob pressão costumam ser essenciais
• Fluência oral e escrita excelente
• Habilidade com o computador, incluindo editores de texto e conhecimento de pacotes de software, como o Microsoft Office
• Habilidades de coordenação e organização
• Conhecimento proficiente de inglês e, frequentemente, proficiência razoável em outro idioma europeu

Em setores especializados como Advocacia, Finanças ou Recursos Humanos, administradores/secretários precisarão ter qualificações de alto nível e experiência anterior. Estes cargos podem envolver a escrita de documentos legais, administrar orçamentos e emissão de recibos e notas, lidar com dados estatísticos, recrutamento, treinar e supervisionar novos funcionários, entre outros.

O setor Administrativo e Auxiliar oferece caminhos profissionais diferentes. Eles podem ser categorizados desta forma:

• Cargos de auxiliar: costumam ser mais secundários e exigem monitoramento; o auxiliar costuma lidar com tarefas administrativas de nível iniciante. Eles podem ser atendentes, como telefonistas; eles podem ser gerais, como caixas de banco; ou podem ser especializados, como estagiários na área do Direito.
• Cargos administrativos: costumam ser mais elevados, exigem menos supervisão e trazem mais responsabilidades. Funcionários administrativos costumam trabalhar diretamente com executivos da empresa e podem executar tarefas de alto nível ou complexas, tem acesso a informações confidenciais e, em alguns casos, sua função inclui supervisionar outros funcionários.

Alguns cargos da área incluem:

• Aprendiz de Administração
• Telefonista
• Recepcionista
• Supervisor Administrativo
• Auxiliar de Contabilidade
• Estagiário de Direito
• Assistente de RH
• Administração de Vendas
• Gerente Administrativo
• Secretário
• Secretário Executivo
• Assistente Pessoal
• Assistente Executivo