Vagas de emprego: Administrativo - Escritório

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Cargos administrativos consistem em fornecer suporte administrativo a profissionais, executando tarefas secretariais e de escritório.

Visão geral

O funcionamento correto da maioria das empresas sempre exige uma equipe administrativa. Sua função é prestar assistência a gerentes de departamento ou a um departamento, em situações que garantam o funcionamento tranquilo e eficaz da área no dia a dia. Cargos administrativos estão entre as funções em maior demanda, pois são necessários em escolas, universidades, instituições governamentais, empresas grandes e pequenas, hospitais e muitos outros.

A função e tarefas de cada vaga será determinada pelo setor, tamanho e tipo de empresa, nível de responsabilidade, experiência necessária e se a organização é privada ou pública. No entanto, pessoas em cargos administrativos geralmente precisam ter a habilidade de executar múltiplas tarefas e responder profissionalmente sob pressão.

Tarefas comuns podem incluir a resolução de questões por telefone e e-mail; escrever cartas; administrar correspondências enviadas e recebidas; lidar com a comunicação com outros departamentos e contatos externos; reservar acomodações, espaços para conferências, voos, hotéis e a organização geral de eventos internos e externos; organizar reuniões e visitas; registrar atas em reuniões; administrar e atualizar bancos de dados internos; lidar com documentos e criar e manter sistemas de arquivamento.


Exigências e habilidades

As habilidades mais desejadas por empregadores neste setor são:

  • Executar múltiplas tarefas
  • Proatividade e a habilidade de trabalhar sob pressão costumam ser essenciais
  • Fluência oral e escrita excelente
  • Habilidade com o computador, incluindo editores de texto e conhecimento de pacotes de software, como o Microsoft Office
  • Habilidades de coordenação e organização
  • Conhecimento proficiente de inglês e, frequentemente, proficiência razoável em outro idioma europeu

Em setores especializados como Advocacia, Finanças ou Recursos Humanos, administradores/secretários precisarão ter qualificações de alto nível e experiência anterior. Estes cargos podem envolver a escrita de documentos legais, administrar orçamentos e emissão de recibos e notas, lidar com dados estatísticos, recrutamento, treinar e supervisionar novos funcionários, entre outros.


Caminho profissional

O setor Administrativo e Auxiliar oferece caminhos profissionais diferentes. Eles podem ser categorizados desta forma:

  • Cargos de auxiliar: costumam ser mais secundários e exigem monitoramento; o auxiliar costuma lidar com tarefas administrativas de nível iniciante. Eles podem ser atendentes, como telefonistas; eles podem ser gerais, como caixas de banco; ou podem ser especializados, como estagiários na área do Direito.
  • Cargos administrativos: costumam ser mais elevados, exigem menos supervisão e trazem mais responsabilidades. Funcionários administrativos costumam trabalhar diretamente com executivos da empresa e podem executar tarefas de alto nível ou complexas, tem acesso a informações confidenciais e, em alguns casos, sua função inclui supervisionar outros funcionários.

Alguns cargos da área incluem:

  • Aprendiz de Administração
  • Telefonista
  • Recepcionista
  • Supervisor Administrativo
  • Auxiliar de Contabilidade
  • Estagiário de Direito
  • Assistente de RH
  • Administração de Vendas
  • Gerente Administrativo
  • Secretário
  • Secretário Executivo
  • Assistente Pessoal
  • Assistente Executivo

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